学校掌管档案的部门主要包括 档案馆、学生工作部（处）、教务处、人事处和就业指导中心。具体来说：

档案馆：

负责集中管理所有类型的档案，包括学生档案。档案馆通常隶属于学校的行政部门或图书馆。

学生工作部（处）：

这是最直接负责学生档案管理的部门，负责收集、整理、保存和管理学生的各种信息，包括入学申请表、成绩单、证书、推荐信、活动记录等。学生档案对于毕业生来说非常重要，因为它们是毕业生进入社会的重要依据。

教务处：

教务处也参与学生档案的管理，特别是与学生的学业成绩和学籍管理相关的部分。一些学校的档案室或就业指导中心也会负责学生档案的具体管理工作。

人事处（部）：

人事处负责教职工和学生的人事档案管理工作，包括档案的归档、转递和保管。对于毕业生，人事处还会将档案邮回原籍，由市人社局暂为保管。

就业指导中心：

这个部门通常隶属于学生工作部（处），负责学生的就业指导和档案管理工作，包括档案的整理、保管和转递等。

建议：

在校生：档案一般保存在各学院，由辅导员负责管理。

毕业生：本科生个人档案由学生处事务科统一寄出，研究生个人档案由研究生院研工部统一寄出。

教职工：档案由人事处（部）管理。

这些部门共同协作，确保学生档案的完整性、安全性和可追溯性。