跟单的工作涉及从接收客户订单到最终产品交付的整个过程，以下是一些关键步骤和注意事项：

熟悉产品资料

详细了解公司产品的参数、生产流程和时间安排等。

确认订单资料

与客户或销售人员书面确认订单资料，并通过语音或视频再次确认，避免理解错误导致损失。

信息发布与沟通

及时向客户和销售汇报进度，及时了解供应链情况，进行每日进度跟踪与汇报。

处理生产异常

遇到生产中的特殊情况（如替代物料、新工艺使用），需及时以图文或视频方式与客户或销售沟通。

与客户保持联系

积极主动与客户保持联系，促使客户尽早下订单，并在样品寄出后及时确认客户是否收到并询问评价。

订单整理与确认

业务员在客户下订单后应立即整理中文订单并发到生产部门，对客户交待不清的事项需书面确认。

货款与发货安排

在产品准备过程中同步进行货款结算，货物备妥后根据合同安排发货。

了解加工厂情况

充分了解各加工厂的生产和经营状况，评估其优劣势，确保订单按要求执行。

跟单员行为规范

保持专业态度，注意言行得体，不越权表态，遇到问题及时请示公司决定。

预防与问题处理

预先估计潜在问题，加强工作力度，完善前期工作，及时发现问题并处理。

密切与操作员联系

与订单负责人保持密切沟通，共同解决问题，降低风险。

售后服务

提供良好的售后服务，处理客户投诉和退货，维护客户关系。

市场信息收集

收集市场信息，开发新客户，维护老客户，提高客户满意度和忠诚度。

流程细节关注

关注订单的每个环节，包括接单、生产进度、验货、文件准备、出货安排等，确保按计划进行。

通过以上步骤，跟单员可以有效地跟踪订单进度，确保产品按时交付，同时维护良好的客户关系，提升公司服务质量。