编制概算文件是一个系统的过程，通常遵循以下步骤：

准备工作

了解工程概况，包括工程位置、规模、枢纽布置、地质、水文情况、主要建筑物结构型式和技术数据、施工总体布置、施工导流、对外交通条件、施工进度及主体工程施工方案等。

拟定工作计划，确定编制原则和依据，计算基础价格的基本条件和参数，确定所采用的定额标准及相关数据，明确各专业提供的资料内容、深度要求和时间，落实编制进度及提交最后成果的时间，编制人员分工安排和计划工作量。

调查研究、收集资料，了解施工砂、石、土料储量、级配、料场位置、料场内外交通运输条件、开挖运输方式等，搜集物资、材料、税务、交通及设备价格资料，调查新技术、新工艺、新材料的价格。

计算基础单价

根据收集到的资料，按工程所在地编制年价格水平，执行上级主管部门相关规定分析计算基础单价。

划分工程项目、计算工程量

按照水利水电基本建设项目划分规定将项目划分，并按水利水电工程量计算规定计算工程量。

套用定额计算工程单价

根据工程项目的施工组织设计、现行定额、费用标准和有关设备价格，分别编制工程单价。

编制工程概算

根据工程量、设备清单、工程单价和费用标准分别编制各部分概算。

概算书格式

根据项目阶段（如初步设计审查阶段、收口阶段、审定后批复阶段）注明概算书的版本。

概算书应包含详细的编制说明，主要建设规模，编制依据，技术经济指标及合理性分析，投资及造价分析。

审核和调整

对初步概算进行审核和调整，确保准确性和完整性。

审批和发布

审核和调整后的概算提交相关部门审批，通过后发布作为项目实施过程中的预算和控制依据。

考虑市场变化因素

在编制概算时要充分考虑市场变化因素，确保概算的时效性和适应性。

与相关部门合作

与设计部门、采购部门等相关部门密切合作，确保信息的准确性和一致性。

以上步骤摘自水利工程造价与招投标的相关内容，具体实施时可能需要根据工程的具体情况和所在地的相关规定进行调整。