安全员在准备资料时，应该遵循以下步骤和注意事项：

了解需求

首先了解企业安全资料的需求和要求。

根据企业的实际情况制定安全资料管理制度和流程。

资料收集与整理

收集公司资质、人员证件、产品质量证明文件等。

确保资料的完整性、准确性和及时性。

资料管理

建立安全资料管理台账，详细记录资料的名称、编号、版本号、存放位置、使用人员等信息。

严格遵守企业保密规定，确保资料的安全和保密。

资料内容

包括但不限于安全检查记录、事故报告、应急预案、安全培训记录、工作日志、安全设施维护记录、安全巡逻报告、安全隐患整改记录等。

资料存档与备份

按照相关规定存档和备份资料，以便查阅和核查。

资料更新与审查

定期更新和审查安全资料，确保与最新的法规和标准保持一致。

培训与教育

培训员工，提高他们对安全资料的理解和遵守程度。

特殊事项

协助项目技术负责人完成专项安全技术方案的编制与审批工作。

制定安全保障措施、安全防护方案、安全培训与教育资料等。

现场管理

熟悉现场管理重点，知道哪些是检查重点、哪些是次要、哪些不需要。

合理分配时间，确保资料准备工作高效有序。

法规遵守

了解相关的法律法规、标准和规范，并确保资料符合规范要求。

沟通与协调

及时与有关方面沟通，确保资料后置现象的发生，例如与材料部门沟通需要提前进场的材料等。

时效性控制

控制资料的时效性，避免过期无效的资料出现。

问题发现与解决

发现工程图纸和工序施工中存在的问题，及时提示有关人员适时采取措施。

以上步骤和注意事项可以帮助安全员高效地完成安全资料的准备工作。