签发人通常出现在以下几种情况下：

对外发文：

当单位需要以公司名义对外发布正式文件时，需要写明签发人，以体现文件的正式性和权威性。

上行文：

上行文是下级向上级机关请求指示或批准的公文，如请示、报告等。上行文需要明确标识签发人，以表明是由部门的负责人正式提出的。

会议纪要：

会议纪要中，签发人通常指的是签发该会议纪要的领导，一般应是单位的主要负责人。

根据《国家行政机关公文格式》的规定，上行文必须标识签发人。