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高效会议是指那些能够达到预期目标、产出大于投入、并且决策和执行过程高效的会议。具体来说,高效会议的特征包括:
明确的会议目的和议程:
在会议前,应明确会议的目的和包含的讨论议题。
准时开始和计划结束:
会议应该准时开始,并且按照计划结束,避免拖延。
遵守会议规则:
所有参与者都应共同遵守会议规则,确保会议有序进行。
充分表达观点:
每个人都有机会表达自己的观点,并且互相倾听。
决策参与:
所有成员都有发言和决策的权利。
书面记录:
会议中应有书面记录,以便于后续跟进和执行。
总结与分配任务:
会议结束时应对讨论的问题进行总结,并明确分配任务。
任务完成保证:
会议结束后,所有成员应共同确保分配的任务得到完成。
产出大于投入:
会议的产出(如解决的问题、形成的共识或做出的决议)应大于投入(如人力物力成本和时间成本)。
避免无意义的会议:
取消那些没有议题、发言人或决策人的会议。