会议费做账需要准备以下材料和注意事项：

材料准备

会议审批表：

需有权限领导审批，内容不得涂改，报销金额不得超过预算金额。

会议通知：

包含会议费用预算、议程等信息。

会议签到表：

记录参会人员信息。

参会人员签到表、会议工作人员和志愿者名单：

证明会议的实际发生和规模。

相关发票及原始明细单据：

包括住宿费、伙食费、场地租金、市内交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。

会议合同或协议：

记录会议详细内容，包括时间、地点、议程和费用等。

会议照片、主题背景资料 （可选）：提供更全面的信息，帮助确认费用的真实性和合理性。

注意事项

会议费开支控制：

实行综合定额控制，部分费用如国际旅费、城市间交通费、劳务费等不在报销范围内。

发票要求：

确保发票真实、准确，内容明确，金额与实收费用相符。

入账科目：

根据费用性质，会议服务费可记入“管理费用-会议费-服务费”，会议室租金可记入“管理费用-会议费-租金”等。

进项税额确认：

一般纳税人取得专用发票时，应确认对应的进项税额。

证明材料：

提供会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准、支付凭证等证明材料，以便税前扣除。

外币支付：

若涉及外币支付，需提供境外汇款单、护照复印件、邀请函等材料。

特殊事项审批：

对于无法提供必要文件的特殊情况，需填写相关审批表并经过审批。

确保所有材料的真实性和完整性，以便顺利通过财务审核，并符合企业的财务管理规定和流程