当发生报销款退款的情况时，会计分录应该反映费用的减少和资金的退回。以下是处理报销款退款的会计分录步骤：

确认退款原因：

首先确认退款的具体原因，比如报销错误、重复报销或项目取消等。

撤销原报销记录：

根据原始凭证进行反向记账，撤销原来的报销记录。

调整账户：

通过贷方科目减少费用，借方科目增加现金或银行存款。

例如，如果员工报销的差旅费需要退回，原报销时借记“管理费用”，贷记“库存现金”，退款时则需做相反分录，借记“库存现金”，贷记“管理费用”。

如果退款金额较大，可能需要记录两次会计分录，一次是退回余款，还有一次是结转下月使用的费用。

请根据具体情况调整上述分录，并确保所有会计分录都符合相关会计准则和法规。