发文字号，也称为文号或文件编号，是发文机关在某一年度内所发各种不同文件的顺序编号。它由以下三个部分组成：

机关代字：

由发文机关自行拟定，用以标识发文机关，一般固定使用，以保持发文的权威性和法律严肃性。

年份代码：

使用公元纪年，在方括号内用阿拉伯数字标注，表示文件发出的年份。

发文顺序号：

在同一年度内，对发出的文件按顺序进行的编号，通常从“1”号开始。

发文字号在文件的拟制、运转过程中一般被称为发文字号，归档后则称为文件编号。每个文件一般只有一个发文字号，且在同一机关单位内具有唯一性