培训机构在决定关闭时，需要遵循以下步骤和注意事项：

提前规划

确定闭店时间：

根据实际情况，提前几个月确定闭店时间，以便有足够的时间处理后续事宜。

通知相关方：

包括员工、学员及家长、合作伙伴等，让大家有心理准备。

员工安置

坦诚沟通：

与员工进行坦诚的沟通，说明闭店原因和后续安排。

经济补偿：

按照法律法规给予员工相应的经济补偿。

协助就业：

可以为员工提供一些就业推荐或资源，帮助他们尽快找到新工作。

学员处理

统计未消课时：

准确统计学员的未消课时数量。

提供解决方案：

可以选择退费、转课到其他机构或者提供其他补偿方式，与学员及家长协商确定最佳方案。

妥善安排教学：

在闭店前，尽量保证教学质量，让学员有一个完整的学习体验。

财务清算

清理债务：

结清供应商欠款、房租等各项债务。

资产处置：

对机构的资产进行合理处置，如出售设备、办公用品等。

法律程序

咨询律师：

在闭店过程中，如有必要可以咨询专业律师，确保整个流程合法合规。

办理注销手续：

按照相关规定，办理工商注销、税务注销等手续。

品牌和声誉

处理品牌问题：

需要妥善处理机构的品牌形象和声誉问题，避免对学员和家长造成不良影响。

发布公告或声明：

通过合适的方式向公众解释和道歉。

注意事项

遵守当地法规：确保关闭过程符合当地法律法规的要求。

与政府部门沟通：处理好与政府相关部门的关系，遵守相关政策和规定。

分类处理：对于不同类别的培训机构，如学科类和非学科类，处理方式可能有所不同。

请根据具体情况，结合当地政策和法规，制定详细的关闭计划。